【コピペでOK！】AIに「資料作成」を手伝ってもらう時短テクニック入門
AIやLLM
問題提起
資料作成の作業時間は、主に以下の「３つの面倒な作業」に費やされています。
- 情報収集と要約: 大量の資料やWeb記事を読み込み、必要な情報だけを抽出する作業。
- 構成案の作成: 伝えたい内容を、分かりやすい 「目次」 や 「流れ」 に落とし込む作業。
- 文章表現の調整: 伝わりやすいように表現を整えたり、難しい専門用語を平易な言葉に直したりする作業。
これらの下準備にこそ、あなたの貴重な時間の多くが使われています。しかし、これらの作業は、AIが最も得意とする分野 です。
解決策の提示
AIツール、特にChatGPTなどの 生成AI は、「考える」こと以外の 「整理・要約・表現」 の作業を、数秒で代行してくれます。
あなたは長い文章や複雑な情報をAIに コピペ して渡すだけで、「資料作成の面倒な下準備」を自動で終わらせることができます。このテクニックを身につければ、資料作成の時間は半分になり、あなたは本来の「企画の内容」や「提案の質」を高める作業に集中できるようになります。
具体的な方法
資料作成の各ステップで使える、コピペでOKなAIへの依頼（プロンプト）と活用術を紹介します。
ステップ1：情報収集・要約の時短テクニック
長いWeb記事やPDFファイルの内容を、瞬時に必要な情報に絞り込みます。
- あなたがすること: Web記事のURLや文章全体をコピーします。
- AIへの依頼（プロンプト）例:
『以下の記事の要点を、【ターゲット層】の視点で３つのポイントにまとめてください。』 [ここにコピーした記事のURLまたは文章を貼り付ける]
- 時短効果: 複数の情報源から必要な部分だけを抽出する時間が、数分で完了します。
ステップ2：構成案・目次の作成時短テクニック
漠然としたアイデアから、プロが作ったような論理的な資料の骨格を一瞬で作り出します。
- あなたがすること: 資料の目的とターゲット層、含めたいキーワードを箇条書きで伝えます。
- AIへの依頼（プロンプト）例:
『[商品名] の新サービス提案資料の構成案を考えてください。ターゲットは[中小企業の経営者]です。必ず「現状の課題」「解決策」「導入効果」「費用」の４つの章を盛り込んでください。』
- 時短効果: 資料全体の流れや目次をゼロから考える「頭を悩ませる時間」が不要になります。
ステップ3：文章表現・添削の時短テクニック
作成した文章を貼り付けるだけで、伝わりやすいプロの文章にブラッシュアップしてくれます。
- あなたがすること: 自分で書いた、少し硬かったり分かりにくかったりする文章をコピーします。
- AIへの依頼（プロンプト）例:
『以下の文章を、小学生でも理解できるように平易な言葉遣いに修正してください。』 [ここに修正したい文章を貼り付ける]
- 活用シーン: 専門用語の多い文章を社外向けに直す、箇条書きのメモを正式な文章にする、などが一瞬で完了します。
AIは、あなたが資料作成で感じる「面倒」を解決するために存在します。まずは、このコピペテクニックから、AI活用の一歩を踏み出してみましょう。