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1. 業務ファイルは、個人のPCではなく、全員がアクセスできるクラウド上の共有フォルダで管理している。
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2. ファイルの共有を依頼する際、メールに添付するのではなく、クラウド上のファイルのリンクを送っている。
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3. 退職したメンバーのアカウントは、速やかに共有フォルダから削除している。
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4. チーム内で、ファイルの命名規則やフォルダの整理ルールが決まっている。
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5. 複数のメンバーで、同時に一つのファイルを編集することがある。
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6. 「最新版」のファイルを探すのに時間をかけることはない。
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7. 「リンクを知っている全員が編集可能」のような、不特定多数に開かれた設定は原則として禁止されている。
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8. 顧客情報などの機密ファイルは、アクセスできるメンバーを必要最小限に絞っている。
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9. 社外のメンバーとファイルを共有する際は、有効期限などのセキュリティ設定を活用している。